SPEŁNIENIE OBOWIĄZKU INFORMACYJNEGO RODO PRZEZ
TRANSLAND TSL SP.Z O.O. SPK W CHORZOWIE, Katowicka 162e

ROZDZIAŁ 1

WSTĘP OGÓLNY DLA WSZYSTKICH PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH

Transland TSL Sp.z o.o. Spk w Chorzowie, Katowicka 162e, zwany dalej  TRANSLAND informuje, że jest administratorem danych osobowych pracowników, klientów, kontrahentów i innych osób współpracujących lub kontaktujących się z TRANSLAND.

Co oznacza słowo Administrator? Administrator, to podmiot, który  samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.

Co oznacza słowo przetwarzanie? Oznacza: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Mogą to być wszystkie wykonywane czynności lub jedna z nich. Bez posiadania danych osobowych i wykonywania czynności przetwarzania na tych danych nie ma możliwości prowadzenia firmy, gdyż każda firma ma kontakt z danymi osób fizycznych.

Każdy właściciel danych osobowych ma prawo do żądania od TRANSLAND dostępu do swoich danych osobowych, ich kopiowana, sprostowania jeśli są wadliwe, usunięcia jeżeli jest to zgodne z prawem lub przetwarzane w oparciu o zgodę, przenoszenia jeśli dane są przetwarzane na podstawie zgody lub umowy, ograniczenia przetwarzania jeśli toczy się jakaś sprawa wyjaśniająca lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania jeśli są przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu Administratora.

Każdy właściciel swoich danych osobowych ma prawo realizacji ww. praw w siedzibie TRANSLAND (adres jw.) w godzinach 9.00-15.00 lub mailowo na adres: dorota.kokoszka@translandtsl.pl

Dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust.1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej RODO).

Co oznacza podany art.6 ust.1? Oznacza dopuszczalną podstawę ich przetwarzania (zgoda, umowa, przepis prawa, ochrona żywotnych interesów lub uzasadniony interes Administratora).

Co oznacza uzasadniony interes Administratora? Oznacza sytuację, w której Administrator dla swojej działalności potrzebuje danych osobowych, ale ich przetwarzanie w żaden sposób nie narusza praw
i wolności osób fizycznych.

Dane osobowe przetwarza się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) tylko w określonych wyraźnie poniżej w niniejszej informacji przypadkach, nie przetwarza się ich w sposób zautomatyzowany, tj. bez udziału człowieka i nie są one profilowane, czyli TRANSLAND nie wykonuje oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej do wykonywania jakichkolwiek analiz, za wyjątkiem sytuacji wyraźnie opisanych poniżej.

TRANSLAND informuje o prawie wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie,
ul. Stawki 2 w przypadku stwierdzenia przetwarzania tych danych niezgodnie z obowiązującym prawem krajowym i europejskim.

TRANSLAND powołał Inspektora ochrony danych, punkt kontaktowy został podany w zakładce „kontakty”.

Poniżej przedstawiono grupy danych osobowych, zakres, cel i czas ich przetwarzania przez Administratora, a także wskazano możliwych odbiorców danych osobowych i ewentualnie informację o zautomatyzowaniu, profilowaniu lub przekazywaniu poza EOG. Jako odbiorców rozumie się osoby lub podmioty inne niż sam Administrator, jego pracownicy lub sami właściciele danych osobowych.

ROZDZIAŁ 2

PRACOWNICY

Dane osobowe pracowników TRANSLAND, w tym także reprezentantów Organów Spółki, pracowników na umowy cywilno-prawne lub inna współpraca opata na umowach:

• w zakresie umów o pracę lub innych umów cywilno-prawnych dane są przetwarzane w celu realizacji zapisów umowy w oparciu o art.6 ust.1 lit. b) RODO
• w zakresie realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa (Kodeks pracy i akty z nim powiązane, PPK, służby ubezpieczeniowe, rachunkowe, celne, przepisy związane z delegowaniem pracowników,sądowe, kontrolne, porządkowe itp.) , w tym rozliczeń finansowych w stosunku do pracowników na podstawie zawartej umowy o pracę lub umowy cywilno – prawnej lub innej umowy, a także dane wynikające z Kodeksu Spółek Handlowych dot. Organów zarządczych i nadzorczych Spółki są przetwarzane na podstawie art.6.ust.1 lit. c) RODO
• dane szczególnej kategorii przetwarzane mogą być tylko i wyłącznie na podstawie art.9 ust.2 lit. b) RODO, a także zawsze możliwe jest ich przetwarzanie na podstawie dobrowolnej zgody pracownika art. 9 ust.2 lit. a) RODO (np. ZFŚS, jeżeli pracownik dostarczy sam od siebie zbyt dużo dokumentów z ww. danymi, to oznacza że wyraża na to zgodę, gdyż uważa że będzie to dla niego korzystne, a TRANSLAND takich danych nie wymaga do podjęcia decyzji)
• w zakresie realizacji przepisów prawa związanych z działaniami antykorupcyjnymi, w tym

w zakresie ochrony sygnalistów czy zgłaszania jakichkolwiek nieprawidłowości oraz w zakresie przeciwdziałania dyskryminacji, molestowaniu i mobbingowi dane osobowe są przetwarzane w oparciu o art.6 ust.1 lit. c) RODO

• w zakresie danych dodatkowych takich jak dane kontaktowe do pracowników lub innych danych na które pracownik lub Organ Spółki (np. informacje szczegółowe o osobie, zawierające większy zakres nic wynikający z przepisów prawa) wyraził odrębną zgodę dane są przetwarzane na podstawie art.6.ust.1 lit. a) RODO
• w zakresie danych wizerunkowych i innych danych osobowych, które zostały upublicznione w mediach społecznościowych lub na stronie Internetowej dane są przetwarzane w oparciu o dobrowolną zgodę na podstawie art.6.ust.1 lit. a) RODO
• w zakresie danych osób do powiadomienia w razie wypadku w pracy lub innej sytuacji losowej dane są przetwarzane na podstawie art.6.ust.1 lit. f) RODO
• w zakresie monitoringu samochodów służbowych dane są przetwarzane na
  podstawie art.6 ust.1 lit. f) RODO do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne
  wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy przez okres przez okres 3 miesięcy licząc od końca miesiąca w którym zarejestrowany został monitoring.
• w zakresie badania trzeźwości pracowników przetwarzane są dane osobowe szczególnej kategorii na zasadach określonych w Regulaminie pracy w celu zapewnienia ochrony życia i zdrowia

pracowników lub innych osób lub ochrony mienia, dane te przetwarzane są na podstawie przepisu prawa tj. art.6 ust.1 lit. c) RODO oraz na podstawie art. 9 ust. 2 lit. b) RODO dotyczącego danych szczególnej kategorii w związku z art. 221c  Kodeksu Pracy. W przypadku stwierdzenia stanu  po użyciu alkoholu albo  stanu nietrzeźwości pracodawca przechowuje informacje z badania trzeźwości w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający jednego roku od dnia ich zebrania, a w przypadku nałożenia kary zgodnie z art.113 Kodeksu pracy.

Zakres przetwarzanych danych osobowych wynika tylko i wyłącznie z przepisów prawa lub wewnętrznych zarządzeń lub regulaminów nakładających obowiązki prawne na Administratora lub z uzasadnionego interesu, z treści i zakresu umowy cywilno-prawnej, a w pozostałych przypadkach wynika z treści zgody.  Dane osób do kontaktu w razie wypadku są przetwarzane w uzasadnionym interesie Administratora i pracownika, podane są dobrowolnie przez pracownika, a osoba podana do kontaktu ma możliwość wyrażenia sprzeciwu dot. przetwarzania jej danych osobowych.

Dane z monitoringu samochodów są przetwarzane w sposób zautomatyzowany i zbierane są dane z GPS.  W tym przypadku przysługuje także prawo do sprzeciwu, a także prawo do żądania rozstrzygnięcia wydawanej decyzji z udziałem człowieka, jeżeli decyzja wywołuje wobec tej osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa. Są to dane zwykłe.

Podanie danych w celu zatrudnienia jest wymogiem ustawowym i nie podanie ich uniemożliwia etatowe zatrudnienie lub podpisanie umowy cywilno-prawnej. W stosunku do pozostałych danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody lub uzasadnionego interesu możliwe jest wystąpienie z żądaniem usunięcia tych danych bez wpływu na sytuację służbową pracowników lub zgłoszenie sprzeciwu (jw.).

Odbiorcy  danych osobowych: podmioty uprawnione do ich pozyskania zgodnie z przepisami prawa,
oraz podmioty, którym przekazanie danych będzie konieczne w celu wykonania umowy jaka wiąże te podmioty z TRANSLAND, np. firmy doradcze lub audytorskie, biegli rewidenci, obsługa IT i GPS, platforma „project44” i korzystający z niej klienci (dotyczy kierowców), obsługa monitoringu wizyjnego, obsługa prawna, firmy szkoleniowe, banki, ubezpieczyciele, sklepy dla celów wystawienia faktur VAT, WhatsApp Ireland Limited, Microsoft (Europa), Booking.com B.V.,  inne uzasadnione podmioty, w tym podmioty dot. realizacji umów i zdarzeń gospodarczych, w których pracownik TRANSLAND występuje, jako osoba do kontaktu lub jako osoba wykonująca zadania na podstawie stosunku gospodarczego. Dodatkowo za zgodą pracownika lub w przypadku pełnienia funkcji tego wymagającej dane mogą zostać publicznie ujawnione na stronie TRANSLAND.pl. Dane Organów Spółki są także udostępniane do KRS i publicznie dostępne. 

Dane osobowe będą przetwarzane maksymalnie przez okres 50 lat w zakresie wynikającym
z przepisów prawa od momentu ustania zatrudnienia lub odpowiednio krócej zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa i zależnie od daty zatrudnienia oraz rodzaju danych (osoby zatrudnione od 1 stycznia 2019r. na umowę o pracę przez okres maksymalny 10 lat od momentu ustania zatrudnienia).

ROZDZIAŁ 3

PPK

Dane osobowe pracowników będą także przetwarzane na podstawie art. 6 ust.1 lit.c) RODO w związku
z realizacją Ustawy z 4 października 2018r. o Pracowniczych Planach Kapitałowych (Dz.U.2018r., poz. 2215).

Zakres danych osobowych ww. osób: imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, adres do
korespondencji, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer PESEL lub data urodzenia w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub numer
paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego. Dla osób, które nie przystępują do PPK, TRANSLAND przetwarzać będzie dane znajdujące się na deklaracji rezygnacji.

Odbiorcami ww. danych osobowych mogą być: państwowe organy kontrolne, zewnętrzne IT obsługujące TRANSLAND oraz wybrana instytucja finansowa zarządzająca funduszami PPK, tj. UNIQA Emerytura Specjalistyczny Fundusz Inwestycyjny Otwarty zarządzany przez  UNIQA Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych SA.

Dane będą przetwarzane przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat licząc od końca roku
kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy
przewidują dłuższy okres jej przechowywania.

ROZDZIAŁ 4

CZŁONKOWIE RODZIN PRACOWNIKÓW LUB OSOBY WSKAZANE DO POWIADOMIENIA
W RAZIE WYPADKU

Dane osobowe ww. grup osób przetwarzane są w celach związanych z udzielaniem świadczeń socjalnych, zasiłków lub z potwierdzaniem dodatkowych dni wolnych od pracy pracowników i są przetwarzane na podstawie art.6 ust.1 lit. c) RODO. Dane zostały pozyskane od członka rodziny zatrudnionego w TRANSLAND lub będącego emerytem/rencistą w TRANSLAND. Zakres przetwarzanych danych osobowych wynika tylko i wyłącznie z przepisów prawa lub z regulaminów wewnętrznych (np. Regulamin ZFŚS).

W przypadku osób wskazanych do powiadomienia w razie wypadku w pracy lub innej sytuacji losowej dane przetwarzane są na podstawie art.6 ust.1 lit. f) RODO. Dane zostały pozyskane od członka rodziny zatrudnionego w TRANSLAND i jest to imię, nazwisko i telefon kontaktowy.

Nie podanie danych w celu otrzymania świadczeń socjalnych, zasiłków, dodatkowych dni wolnych od pracy lub w celu powiadomienia o wypadku lub sytuacji losowej uniemożliwia spełnienie wymienionych uprawnień wobec pracowników. W przypadku danych do osoby kontaktowej w razie wypadku ma ona prawo w każdym momencie zgłosić sprzeciw związany z przetwarzaniem danych.

Odbiorcy danych osobowych są tylko  i wyłącznie określeni w przepisach prawa (patrz obowiązek informacyjny wobec pracowników) lub w regulaminach wewnętrznych (np. Regulamin ZFŚS).

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres maksymalnie 50 lat od momentu ustania zatrudnienia pracownika TRANSLAND lub odpowiednio krócej, dla pracowników nowozatrudnionych od 01.01.2019 roku – 10 lat od momentu ustania zatrudnienia, zgodnie z przepisami prawa.

Podając do TRANSLAND dane innych osób pracownik zobowiązuje się spełnić w imieniu TRANSLAND obowiązek informacyjny wobec tych osób wskazując na zapisy na niniejszej stronie internetowej. 

ROZDZIAŁ 5

KANDYDACI DO PRACY

Dane osobowe kandydatów do pracy przetwarzane są w TRANSLAND w celach związanych z podjęciem zatrudnienia:

• w zakresie realizacji procesu rekrutacji dane są przetwarzane na podstawie art.6 ust.1 lit. c) RODO lub dane dodatkowe przekazane za dobrowolną zgodą na podstawie art. 6 ust.1 lit. a) RODO
• w przypadku wyrażenia dodatkowo dobrowolnej zgody w zakresie realizacji procesu przyszłych nieznanych na dzień złożenia dokumentów rekrutacji, dane są przetwarzane na podstawie art.6.ust.1 lit. a) RODO – tzn. musi zostać wyrażona zgoda.

Zakres przetwarzanych danych osobowych wynika tylko i wyłącznie z przepisów prawa, w tym art. 22`1 par.1 Kodeksu pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141 z dnia 26 czerwca 1974r. z późn. zm.).

Podanie danych, o których mowa w ww. przepisie prawa jest dobrowolne, jednak konieczne do wzięcia udziału w rekrutacji (art.6 ust.1 lit. c) RODO). Podanie ew. dodatkowych danych na podstawie art.22`1a Kodeksu pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141 z dnia 26 czerwca 1974r. z późn. zm.) stanowi całkowicie dobrowolne wyrażenie zgody na ich przetwarzanie (art.6 ust.1 lit. a) RODO) i nie wpływa na możliwość udziału w rekrutacji (nie będzie podstawą niekorzystnego traktowania kandydata i nie będzie stanowiło przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia). Zgoda dotyczy także listów motywacyjnych i innych dodatkowych dokumentów składanych przez kandydata do pracy.

Dane pozyskiwane są bezpośrednio od osób zainteresowanych zatrudnieniem u Administratora lub
z publicznie dostępnych platform, na których kandydaci zgłosili swoje kandydatury, jako osoby poszukujące pracę. Kategoria danych, to: potencjalni kandydaci, a zakres danych  wynika z przekazanego dobrowolnie na portal lub bezpośrednio Administratorowi  CV i ewentualnie dodatkowych dokumentów oraz informacji. Wiodącym portalem, z którego TRANSLAND korzysta dla celów rekrutacji jest olx.pl.

Odbiorcy danych osobowych są tylko i wyłącznie określeni w przepisach prawa lub mogą być nimi firmy IT, doradztwa w zakresie HR (także portale Internetowe, np. pracuj.pl, olx.pl), kancelarie prawne.

Dane osobowe, o których mowa w punkcie dotyczącym rekrutacji zbierane są w celu realizacji procesu rekrutacji będą przetwarzane przez okres 1 miesiąca od momentu zakończenia procedury naboru.

Dane osobowe zebrane w oparciu o zgodę przetwarzane będą przez okres jednego roku – licząc od daty wpływu dokumentu z danymi lub do momentu wycofania zgody. Odwołanie zgody nie ma wpływu na ich przetwarzanie przed momentem odwołania zgody.

ROZDZIAŁ 6

KLIENCI I KONTARHENCI

Dane osobowe klientów lub kontrahentów TRANSLAND są przetwarzane w celach związanych:

• ze współpracą biznesową, w tym głównie z wykonaniem usługi transportowej lub dostawą/kupnem towarów i usług w zakresie zawartej umowy kupna sprzedaży lub innej umowy, zlecenia lub czynności gospodarczej na podstawie art.6 ust.1 lit. b) RODO
• w zakresie realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa (m.in. cele podatkowe, rachunkowości, dochodzenie roszczeń, ochrona rynku, nadzór nad przepływami finansowymi, przepisy antykorupcyjne, przepisy celne) dane są przetwarzane na podstawie art.6.ust.1 lit. c) RODO
• w zakresie windykacji należności i obsługi prawnej, a także dla celów dowodowych wynikających z przepisów prawa nakładających na TRANSLAND realizację obowiązków dochowania należytej staranności dane są przetwarzane w oparciu o art.6 ust.1 lit. f) RODO
• w zakresie marketingu bezpośredniego usług własnych dane osobowe są przetwarzane w oparciu
  o art.6 ust.1 lit. f) RODO.
• Zbiera się także dane z formularza na stronie internetowej HTTPS://www.translandtsl.com na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. A RODO)

Zakres przetwarzanych danych osobowych: imię, nazwisko, nazwa klienta/kontrahenta, adres, dane kontaktowe (telefon, e-mail), w tym imię i nazwisko osób do kontaktu w celu realizacji umowy, dane dot. produktu lub usługi, wypis z rejestru CEIDG, KRS, VIES, NIP-u, REGONU lub inne wynikające z przepisów prawa lub z regulaminów wewnętrznych, np. dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe kontrahenta lub jego pracowników, referencje, a także dane ekonomiczno-finansowe w  związku z istniejącą lub planowaną współpracą handlową itd.

Dane są pozyskiwane z różnych źródeł publicznie dostępnych, w tym z giełd transportowych lub pochodzą bezpośrednio od właścicieli danych.

Odbiorcy danych osobowych są określeni w przepisach prawa, w tym urzędy celne oraz są nimi także firmy obsługujące systemy informatyczne, firmy doradcze i audytorskie, biegli rewidenci, obsługa prawna, banki, firmy ubezpieczeniowe, firmy windykacyjne, firmy marketingowe, firmy dostarczające produkty lub usługi pomocnicze, w tym obce firmy transportowe, logistyczne, spedycyjne, giełdy transportowe zgodnie z regulaminami ich usług, platforma ”project 44” i korzystający z niej klienci, WhatsApp Ireland Limited, Microsoft (Europa).

Dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w którym nie stwierdzono odpowiedniego stopnia ich ochrony. Stosuje się w takim przypadku analizę zgodną z RODO i ustalone zostają odpowiednie, zgodne z przepisami prawa procedury, w tym postępowanie w oparciu o art.49 ust.1 lit.b) RODO lub art.49 ust.1 lit.c) RODO.

Podanie danych w celu współpracy jest konieczne dla realizacji umowy kupna-sprzedaży lub innej i nie podanie ich uniemożliwia jej realizację, wystawienie faktury czy dochodzenie ewentualnych roszczeń.

Dane osobowe będą przetwarzane przez maksymalny okres 10 lat, liczone od końca roku w którym nastąpiła czynność gospodarcza, nie mniej niż przez 6 lat od momentu ostatniego zdarzenia gospodarczego potwierdzonego fakturą lub od zakończenia trwania umowy.

ROZDZIAŁ 7

OSOBY UCZESTNICZĄCE W REALIZACJI UMÓW

Dane osobowe osób uczestniczących w realizacji umowy, pozyskane od drugiej Strony umowy są przetwarzane w celu związanym z zawarciem i z realizacją zawartej umowy i dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust.1 lit. b) RODO. Dane mogą być również przetwarzane w oparciu o art.6 ust.1 lit. f) RODO, gdy zaistnieje uzasadniony interes, w tym np. będzie prowadzone postępowanie roszczeniowe lub windykacyjne.

Zakres danych wynika z roli wykonywanej podczas realizacji umowy i są to dane kategorii zwykłej:  imię, nazwisko, potwierdzenie tożsamości, dane kontaktowe, ew. uprawnienia zawodowe. Dane pracowników drugiej Strony umowy realizujących umowę, TRANSLAND  otrzymuje od reprezentantów drugiej Strony umowy.

W przypadku realizacji przepisów antykorupcyjnych, w tym związanych z sygnalistami, a także na podstawie innych branżowych przepisów prawa  dane osobowe będą przetwarzane w oparciu
o art. 6 ust.1 lit.c).

Podanie  danych osobowych  osób podpisujących i realizujących umowę jest warunkiem zawarcia umowy oraz wymogiem ustawowym do wypełnienia obowiązków wynikających z mocy prawa, a także warunkiem jej prawidłowej realizacji. Brak podania danych osobowych uniemożliwia zawarcie umowy lub prawidłowe jej wykonanie.

Ewentualne przetwarzanie danych osobowych poza EOG może wynikać tylko i wyłącznie z realizacji konkretnej umowy poza obszarem EOG, o czym druga strona umowy jest poinformowana. W innym przypadku dane nie są przekazywane poza EOG.

Odbiorcy ww. danych osobowych i czas ich przetwarzania są określeni w rozdziale 6.

ROZDZIAŁ 8

DOSTAWCY I ODBIORCY TOWARÓW – KIEROWCY FIRM OBCYCH ORAZ PRACOWNICY ZATRUDNIENI
W TRANSLAND NA STANOWISKU KIEROWCY

Dane osobowe osób upoważnionych do dostarczenia lub odbioru towarów są przetwarzane na podstawie art. 6 ust.1 lit. f) RODO w celu wynikającym z uzasadnionych potrzeb  TRANSLAND, tj. zagwarantowanie wydania towaru osobie upoważnionej lub odbiór towaru od upoważnionej osoby, ustalenie szczegółów transportu, załatwianie spraw bieżących i awaryjnych podczas wykonywania usługi transportowej, określenie czasu załadunku lub rozładunku poprzez korzystanie z usługi „project44”.

Dane osobowe osób upoważnionych, pracowników obcych firm przewozowych są pozyskiwane od klientów TRANSLAND lub od firm spedycyjnych lub logistycznych lub z portali Internetowych, głównie z giełd transportowych i są to dane kategorii zwykłej (imię, nazwisko, kontakt telefoniczny lub inny rodzaj kontaktu, numer samochodu, numer dokumentu tożsamości kierowcy). W przypadku obcokrajowców katalog danych może być szerszy, zależnie od wymagań dostawcy lub odbiorcy towaru. Za podanie większej ilości danych osobowych kierowcy przez klienta lub przez firmę spedycyjną lub logistyczną bez wyraźnej prośby i uzasadnienia TRANSLAND nie odpowiada i będą one przetwarzane zgodnie z regulaminem giełdy, a jeśli zostaną przekazane drogą mailową, będą niezwłocznie usunięte, jako nadmiarowe.

Przyjmuje się zasadę, że dane osób uczestniczących w usługach transportowych pozyskane od innej firmy lub np. z giełdy transportowej są danymi służbowymi, a jeżeli są danymi prywatnymi to na ich dalsze przekazanie do innego odbiorcy została wyrażona zgoda właściciela danych. TRANSLAND nie ma bowiem możliwości weryfikacji tego faktu na giełdzie transportowej czy na podstawie otrzymanego maila do konkretnego zlecenia.

Ewentualne przetwarzanie danych osobowych poza EOG może wynikać tylko i wyłącznie z realizacji konkretnej umowy poza obszarem EOG, o czym druga strona umowy jest poinformowana i znając obowiązujące przepisy prawa w transporcie międzynarodowym oraz zgadzając się na wyjazdy w charakterze  kierowcy poza EOG wyraża na to zgodę poprzez zawarcie umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej z zakresem obowiązków kierowcy wyjeżdżającego poza EOG, pracującego jako kierowca w firmie transportowej.  

Zasady przetwarzania danych osobowych kierowców firm obcych są opisane także w rozdziale 7.

W stosunku do kierowców zatrudnionych etatowo w TRANSLAND stosuje się zasady jw. poza źródłem pozyskiwania danych – dane pracownicze (patrz rozdział 2 dot. pracowników).
Dane kierowców etatowych są przekazywane dodatkowo poza EOG, w związku z delegacjami-noclegami, za pośrednictwem znanych i sprawdzonych portali Internetowych, głównie booking.com

Dane osobowe kierowców zatrudnionych etatowo korzystających z taboru samochodowego TRANSLAND będą zawsze przekazywane Organom publicznym w kraju lub poza granicami, także poza EOG w przypadku zaistnienia wypadku/kolizji drogowej lub w przypadku stwierdzenia przekroczenia prawa przez kierowcę lub w przypadku otrzymania przez TRANSLAND mandatu karnego z wymaganiem wskazania kierowcy, jego adresu zamieszkania i innych danych wynikających z prawnie obowiązujących formularzy. Niniejsze opiera się na obowiązujących krajowych lub międzynarodowych przepisach prawa, a przekazanie danych w takiej sytuacji mieści się w pojęciu udostępniania na podstawie art.6 ust.1 lit.c) RODO i nie wymaga wyrażenia zgody. W sytuacji, gdy TRANSLAND otrzyma mandat karny, w pierwszej kolejności skontaktuje się z kierowcą w celu potwierdzenia zaistniałej sytuacji, a jeżeli kierowca potwierdzi lub TRANSLAND będzie mieć pewność co do faktu kierowania pojazdem przez tego konkretnego kierowcę, dane zostaną przekazane Organom publicznym, które o te dane poproszą.

Odbiorcy ww. danych osobowych i czas ich przetwarzania są określeni w poprzednich rozdziałach.

ROZDZIAŁ 9

MARKETING

Dane osobowe klientów lub kontrahentów TRANSLAND są przetwarzane także na podstawie art. 6 .ust.1
lit. a) RODO w celu stałego kontaktu z klientem, świadczenia klientowi usług marketingowych czy dostarczania zamówionych przez klienta informacji handlowych. W tym przypadku wyrażona musi być  przez klienta lub kontrahenta zgoda, która może być także w każdym momencie odwołana, a jej nie wyrażenie uniemożliwia  TRANSLAND kontakty w celu marketingowym innym niż marketing bezpośredni usług własnych.  W przypadku marketingu bezpośredniego dane klientów lub kontrahentów przetwarzane są na podstawie art.6 ust.1 lit. f), a klient może złożyć sprzeciw w związku z ich przetwarzaniem.

Odbiorcami danych osobowych klientów lub kontrahentów TRANSLAND  mogą być dostawcy usług informatycznych czy marketingowych, kurierzy itp. Dane będą przetwarzane do momentu upływu 10 lat od ostatniego kontaktu lub do momentu odwołania zgody lub złożenia sprzeciwu. Odwołanie zgody lub złożenie sprzeciwu nie ma wpływu na ich przetwarzanie przed momentem odwołania zgody lub złożenia sprzeciwu.

ROZDZIAŁ 10

POCZTA MAILOWA I KONTAKT TELEINFORMATYCZNY

Dane osobowe przetwarzane są także przez TRANSLAND w oparciu o art.6 ust.1 lit. f) RODO w celach realizacji uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest kontakt.

W przypadku poczty mailowej przetwarza się adresy mailowe oraz imię, nazwisko lub nazwę nadawcy/adresata, a także treści wiadomości, które mogą zawierać dane osobowe.

W przypadku telefonu służbowego przetwarza się imię, nazwisko lub nazwę oraz numer telefonu, a także treść wiadomości tekstowych.

Podanie danych wynika z potrzeby szybkiego kontaktu, a nie podanie ich ogranicza kontakt do tradycyjnego za pośrednictwem poczty lub kuriera.

Dane osobowe zostały pozyskane z różnych źródeł i są to dane zwykłe, tj.:

• bezpośrednio od Państwa, co uznajemy, jako wyrażenie zgody poprzez wykonanie konkretnej
  aktywności lub podpisanie zgody na kontakt teleinformatyczny
• z publicznych stron internetowych, od pracodawców, od innych podmiotów współpracujących
  z TRANSLAND  (kategorie: dane zwykłe, adres e-mail, numer telefonu, nazwa lub imię i nazwisko,
  adres)

Ww. dane nie są nikomu udostępniane bez zgody osoby, jeżeli dotyczy to telefonu lub maila prywatnego na użycie którego została wyrażona zgoda, chyba że udostępnienie wymagane jest dla załatwienia sprawy w uzasadnionym interesie Administratora i właściciela danych. Przyjmuje się zasadę, że dane osób uczestniczących w usługach transportowych pozyskane od innej firmy lub np. z giełdy transportowej są danymi służbowymi, a jeżeli są danymi prywatnymi to na ich dalsze przekazanie została wyrażona zgoda właściciela danych. TRANSLAND nie ma bowiem możliwości weryfikacji tego faktu na giełdzie transportowej czy na podstawie otrzymanego maila do konkretnego zlecenia.

W zakresie obsługi technicznej korespondencji dane są udostępniane Poczcie Polskiej, kurierom, dostawcom usług hostingowych, operatorom telekomunikacyjnym.

Dane osobowe dot. poczty mailowej będą udostępniane innym odbiorcom, na zasadzie dalszego przesyłania poczty dot. konkretnej omawianej tematyki w gronie większej grupy osób, a także dostawcom usług hostingowych.

Ww. dane przetwarzane są do momentu otrzymania roszczenia dot. usunięcia adresu mailowego lub numeru telefonu, ale nie dłużej niż 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego w którym upłynęło 10 lat od ostatniego kontaktu.

ROZDZIAŁ 11

BIEŻĄCE PROWADZENIE FIRMY

Dane osobowe przetwarzane są w także w TRANSLAND celach związanych z bieżącym prowadzeniem firmy w oparciu o art.6 ust.1 lit. f), tj. w książkach teleadresowych, rejestrach, książkach pocztowych itp.

Zakres przetwarzanych danych osobowych wynika z bieżących potrzeb Administratora lub z regulaminów wewnętrznych. Podanie danych jest konieczne dla realizacji współpracy biznesowej i ich nie podanie utrudniłoby wykonanie określonego zdarzenia biznesowego.

Odbiorcy  danych osobowych są określeni w wewnętrznych procedurach oraz są nimi także firmy obsługujące systemy informatyczne.

Dane osobowe będą przetwarzane przez 10 lat od momentu ostatniego kontaktu lub ostatniego wpisu.

ROZDZIAŁ 12

MONITORING WIZYJNY

Celem zbierania danych osobowych monitoringu wizyjnego jest:

• zapewnienie bezpieczeństwa pracowników
• ochrona mienia

co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora, a dane osobowe są przetwarzane w oparciu
o art.6 ust.1 lit. f) RODO.

Podjęcie pracy w TRANSLAND lub wejście na teren TRANSLAND jest równoznaczne z faktem przetwarzania danych osobowych w formie wizyjnej. Zbierany jest obraz bez dźwięku.

Dane nie będą podlegały przekazaniu osobom trzecim za wyjątkiem zewnętrznej obsługi IT/firmy konserwacyjne lub osób uczestniczących w zdarzeniu dot. tylko i wyłącznie sytuacji opisanych w Regulaminie monitoringu wizyjnego w związku z celem stosowania monitoringu
wizyjnego, jeżeli osoby te się o to zwrócą w celach dowodowych i będą miały odpowiednie uzasadnienie.

Poza tym odbiorcami mogą być organy ścigania oraz sądy, a co się z tym wiąże kancelarie prawne lub
firmy doradcze.

Dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z możliwościami technologicznymi systemu monitoringu wizyjnego, nie dłużej jednak niż 90 dni. Jeżeli wystąpi incydent bezpieczeństwa to w takiej sytuacji będą przetwarzane do momentu jego rozstrzygnięcia.

Pozostałe informacje na temat funkcjonowania monitoringu wizyjnego znajdują się w Regulaminie monitoringu wizyjnego dostępnego w siedzibie firmy oraz na stronie Internetowej HTTPS://www.translandtsl.com, a także stanowi załącznik do Regulaminu pracy.