ERFÜLLUNG DER INFORMATIONSPFLICHTEN NACH DSGVO DURCH TRANSLAND TSL SP.Z O.O. SPK IN CHORZÓW, Katowicka 162e
KAPITEL 1
ALLGEMEINE EINLEITUNG FÜR ALLE VERARBEITETEN PERSONENBEZOGENEN DATEN
Transland TSL Sp.z o.o. Spk in Chorzów, Katowicka 162e, im Folgenden als TRANSLAND bezeichnet, informiert darüber, dass sie für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitern, Kunden, Auftragnehmern und anderen Personen, die mit TRANSLAND zusammenarbeiten oder sich mit TRANSLAND in Verbindung setzen, verantwortlich ist.
Was bedeutet das Wort Administrator? Ein Administrator ist eine Stelle, die eigenständig oder gemeinsam mit anderen die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten festlegt.
Was bedeutet der Begriff Verarbeitung? Dies bedeutet: Sammeln, Aufzeichnen, Organisieren, Ordnen, Speichern, Anpassen oder Ändern, Abrufen, Konsultieren, Verwenden, Offenlegen durch Übermittlung, Verbreitung oder auf andere Weise Bereitstellen, Anpassen oder Kombinieren, Einschränken, Löschen oder Zerstören. Dies können alle Aktivitäten sein oder eine von ihnen. Ohne personenbezogene Daten und die Durchführung von Verarbeitungsvorgängen an diesen Daten ist es nicht möglich, ein Unternehmen zu führen, da jedes Unternehmen Kontakt zu den personenbezogenen Daten von Einzelpersonen hat.
Jede betroffene Person hat das Recht, von TRANSLAND den Zugang zu ihren personenbezogenen Daten, eine Kopie davon, die Berichtigung anzufordern, wenn sie fehlerhaft sind, die Löschung, sofern dies gesetzlich zulässig ist oder aufgrund von Einwilligung erfolgt, die Übertragung, wenn die Daten aufgrund von Einwilligung oder Vertrag verarbeitet werden, die Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine Untersuchung anhängig ist, oder Widerspruch gegen die Verarbeitung, wenn diese auf dem berechtigten Interesse des Administrators beruht.
Jede betroffene Person hat das Recht, die oben genannten Rechte bei TRANSLAND (Adresse wie oben) während der Geschäftszeiten von 9:00 bis 15:00 Uhr oder per E-Mail an iod@translandtsl.com auszuüben.
Personenbezogene Daten werden gemäß Artikel 6(1) der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung, im Folgenden DSGVO) verarbeitet.
Was bedeutet Artikel 6 Absatz 1? Dies bedeutet die zulässige Grundlage für ihre Verarbeitung (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Vorschrift, Schutz lebenswichtiger Interessen oder berechtigtes Interesse des Verantwortlichen).
Was bedeutet das berechtigte Interesse des Verantwortlichen? Dies bedeutet eine Situation, in der der Verantwortliche personenbezogene Daten für sein Unternehmen benötigt, aber deren Verarbeitung die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen in keiner Weise verletzt.
Personenbezogene Daten werden nur in den unten in dieser Information ausdrücklich beschriebenen Fällen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet, werden nicht automatisiert verarbeitet, d.h. ohne menschliche Beteiligung, und werden nicht profilisiert, d.h. TRANSLAND bewertet nicht bestimmte persönliche Merkmale einer natürlichen Person für die Durchführung von Analysen, es sei denn, dies ist unten ausdrücklich beschrieben.
TRANSLAND informiert über das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde in Warschau, ul. Stawki 2, einzureichen, wenn festgestellt wird, dass diese Daten nicht im Einklang mit dem geltenden nationalen und europäischen Recht verarbeitet werden.
TRANSLAND hat einen Datenschutzbeauftragten ernannt, der Kontakt zu ihm ist in der Rubrik KONTAKTE auf dieser Website angegeben.
Unten sind die Personengruppen, der Umfang, der Zweck und die Dauer ihrer Verarbeitung durch den Administrator aufgeführt, und es wird auch auf mögliche Empfänger personenbezogener Daten hingewiesen, sowie gegebenenfalls Informationen zur Automatisierung, zum Profiling oder zur Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Unter Empfängern sind Personen oder Einheiten zu verstehen, die nicht der Administrator selbst, seine Mitarbeiter oder die Eigentümer der personenbezogenen Daten sind.
KAPITEL 2
MITARBEITER
Die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter von TRANSLAND, einschließlich der Vertreter der Unternehmensorgane, der Mitarbeiter auf Grundlage von Zivilverträgen oder anderer Kooperationsverträge:
- Im Rahmen von Arbeitsverträgen oder anderen zivilrechtlichen Verträgen werden Daten zur Erfüllung der Vertragsbestimmungen gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO verarbeitet.
- Im Rahmen der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Arbeitsgesetz und damit verbundene Gesetze, betriebliche Altersvorsorge, Versicherungs-, Buchhaltungs-, Zoll- und delegationsbezogene Gesetze, gerichtliche, Kontroll-, Ordnungsvorschriften usw.), einschließlich finanzieller Abrechnungen gegenüber den Mitarbeitern auf der Grundlage des geschlossenen Arbeitsvertrags oder des Zivilvertrags, sowie Daten, die sich aus dem Handelsgesetzbuch in Bezug auf die Unternehmensorgane ergeben, werden gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO verarbeitet.
- Daten besonderer Kategorien dürfen nur gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b) DSGVO verarbeitet werden, und es besteht immer die Möglichkeit, sie auf der Grundlage der freiwilligen Zustimmung des Mitarbeiters gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a) DSGVO zu verarbeiten (z.B. Betriebsrat für soziale Zwecke, wenn der Mitarbeiter von sich aus zu viele Dokumente mit solchen Daten vorlegt, bedeutet dies, dass er seine Zustimmung gibt, da er davon ausgeht, dass dies für ihn vorteilhaft ist und TRANSLAND solche Daten nicht für Entscheidungen benötigt).
- Im Rahmen der Erfüllung gesetzlicher Bestimmungen im Zusammenhang mit Antikorruptionsmaßnahmen, einschließlich des Schutzes von Whistleblowern oder der Meldung von Unregelmäßigkeiten, sowie zur Bekämpfung von Diskriminierung, Belästigung und Mobbing werden personenbezogene Daten gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO verarbeitet.
- Im Bereich von zusätzlichen Daten wie Kontaktdaten der Mitarbeiter oder anderen Daten, für die der Mitarbeiter oder das Unternehmensorgan (z.B. detaillierte Informationen über die Person, die über die gesetzlichen Bestimmungen hinausgehen) separate Zustimmung erteilt haben, werden diese gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO verarbeitet.
- In Bezug auf Bilddaten und andere personenbezogene Daten, die in sozialen Medien oder auf der Website veröffentlicht wurden, werden die Daten auf der Grundlage einer freiwilligen Zustimmung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) RODO verarbeitet.
- Im Bereich der Daten von Personen, die im Falle eines Arbeitsunfalls oder einer anderen zufälligen Situation benachrichtigt werden müssen, werden die personenbezogenen Daten gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeitet.
- Im Bereich des Monitorings von Dienstfahrzeugen werden die Daten gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeitet, um die Arbeitsorganisation zu gewährleisten und die volle Nutzung der Arbeitszeit sowie die ordnungsgemäße Verwendung der den Mitarbeitern zur Verfügung gestellten Arbeitsgeräte sicherzustellen, für einen Zeitraum von 3 Jahren ab Ende des Kalenderjahres, in dem das Monitoring registriert wurde.
- Im Bereich der Alkoholkontrollen der Mitarbeiter werden personenbezogene Daten besonderer Kategorien gemäß den Bestimmungen der Arbeitsordnung zur Sicherung von Leben und Gesundheit der Mitarbeiter oder anderer Personen oder zur Sicherung des Eigentums verarbeitet. Diese Daten werden gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO und Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b) DSGVO im Zusammenhang mit Artikel 221c des Arbeitsgesetzes verarbeitet. Im Falle des Nachweises eines Alkohol- oder Trunkenheitszustands speichert der Arbeitgeber die Informationen aus den Alkoholkontrollen in den Personalakten des Mitarbeiters für einen Zeitraum von höchstens einem Jahr ab dem Tag ihrer Sammlung, und im Falle der Verhängung einer Strafe gemäß Artikel 113 des Arbeitsgesetzes.
Der Umfang der verarbeiteten personenbezogenen Daten ergibt sich ausschließlich aus gesetzlichen Vorschriften oder internen Vorschriften und Regelungen, die dem Administrator gesetzliche Verpflichtungen auferlegen, oder aus einem berechtigten Interesse, aus dem Inhalt und Umfang des zivilrechtlichen Vertrags, und in allen anderen Fällen aus der Einwilligung des Mitarbeiters. Die Daten von Personen, die im Falle eines Unfalls kontaktiert werden müssen, werden im berechtigten Interesse des Administrators und des Mitarbeiters verarbeitet und werden vom Mitarbeiter freiwillig angegeben. Die kontaktierte Person hat das Recht, der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.
Die Daten aus der Fahrzeugüberwachung werden automatisiert verarbeitet, und es werden GPS-Daten gesammelt. In diesem Fall besteht auch das Recht auf Widerspruch und das Recht auf eine Entscheidung unter Beteiligung eines Menschen, wenn die Entscheidung rechtliche Wirkungen für diese Person hat oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinflusst. Es handelt sich um gewöhnliche Daten.
Die Angabe von Daten zur Anstellung ist eine gesetzliche Anforderung, und ohne die Angabe dieser Daten ist eine Vollzeitanstellung oder der Abschluss eines zivilrechtlichen Vertrags nicht möglich. In Bezug auf die übrigen personenbezogenen Daten, die auf Grundlage der Einwilligung oder des berechtigten Interesses verarbeitet werden, ist es möglich, die Löschung dieser Daten zu beantragen, ohne die berufliche Situation der Mitarbeiter zu beeinträchtigen oder Widerspruch einzulegen (siehe oben).
Empfänger der personenbezogenen Daten: Stellen, die berechtigt sind, diese Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu erhalten, sowie Stellen, denen die Datenübermittlung zur Durchführung des Vertrags erforderlich ist, der diese Stellen mit TRANSLAND verbindet, z.B. Beratungs- oder Wirtschaftsprüfungsunternehmen, IT- und GPS-Serviceprovider, Videoüberwachungsdienste, Rechtsdienstleistungen, Schulungsdienstleister, Banken, Versicherer, Geschäfte zur Rechnungsstellung, WhatsApp Ireland Limited, Microsoft (Europe), Booking.com B.V., andere berechtigte Stellen, einschließlich Stellen zur Durchführung von Verträgen und Geschäftsvorfällen, an denen ein Mitarbeiter von TRANSLAND als Ansprechpartner oder als Person, die im Rahmen einer Geschäftsbeziehung Aufgaben ausführt, beteiligt ist. Darüber hinaus können die Daten mit Zustimmung des Mitarbeiters oder im Falle der Ausübung von Funktionen, die dies erfordern, auf der Website TRANSLAND.pl öffentlich zugänglich gemacht werden. Die Daten der Unternehmensorgane werden auch an das Registergericht (KRS) übermittelt und sind öffentlich zugänglich.
Die personenbezogenen Daten werden höchstens für einen Zeitraum von 50 Jahren ab Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder entsprechend kürzer gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen und abhängig vom Datum des Arbeitsbeginns sowie der Art der Daten verarbeitet (für Mitarbeiter, die ab dem 1. Januar 2019 einen Arbeitsvertrag abgeschlossen haben, maximal 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses).
KAPITEL 3
PZK (Pracownicze Plany Kapitałowe)
Die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter werden auch gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO im Zusammenhang mit dem Gesetz vom 4. Oktober 2018 über die Mitarbeiterkapitalpläne (Amtsblatt 2018, Position 2215) verarbeitet.
Der Umfang der personenbezogenen Daten dieser Personen umfasst: Vorname(n), Nachname, Wohnadresse, Korrespondenzadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Personalausweisnummer (PESEL) oder Geburtsdatum im Falle von Personen ohne PESEL-Nummer, Serien- und Personalausweisnummer oder Reisepassnummer oder andere Identitätsnachweis-Dokumente im Falle von Personen ohne polnische Staatsbürgerschaft. Für Personen, die nicht am PZK teilnehmen, werden von TRANSLAND die Daten verarbeitet, die in der Verzichtserklärung angegeben sind.
Die Empfänger dieser personenbezogenen Daten können staatliche Kontrollbehörden, externe IT-Dienstleister, die TRANSLAND unterstützen, und die ausgewählte Finanzinstitution, die die PZK-Fonds verwaltet, nämlich der UNIQA Emerytura Spezialistischer offener Investmentfonds, verwaltet von UNIQA Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych SA, sein.
Die Daten werden für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses sowie für 10 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis beendet oder aufgelöst wurde, verarbeitet, es sei denn, gesonderte Vorschriften sehen eine längere Aufbewahrungsfrist vor.
KAPITEL 4
FAMILIENMITGLIEDER DER MITARBEITER ODER KONTAKTPERSONEN IM FALL EINES UNFALLS
Die personenbezogenen Daten dieser Gruppen von Personen werden zum Zwecke der Gewährung von Sozialleistungen, Zulagen oder zur Bestätigung zusätzlicher arbeitsfreier Tage der Mitarbeiter verarbeitet und basieren auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO. Die Daten wurden von Familienmitgliedern von TRANSLAND-Mitarbeitern oder von Rentnern/Rentnerinnen von TRANSLAND bereitgestellt. Der Umfang der verarbeiteten personenbezogenen Daten ergibt sich ausschließlich aus gesetzlichen Vorschriften oder internen Vorschriften (z.B. Vorschriften des Sozialfonds).
Im Falle von Personen, die im Falle eines Arbeitsunfalls oder einer anderen unvorhergesehenen Situation benachrichtigt werden sollen, erfolgt die Verarbeitung der Daten auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Die Daten wurden von Familienmitgliedern von TRANSLAND-Mitarbeitern erhalten und umfassen Vorname, Nachname und Kontakttelefon.
Die Nichtangabe von Daten zur Erlangung von Sozialleistungen, Zulagen, zusätzlichen arbeitsfreien Tagen oder zur Benachrichtigung im Falle eines Unfalls oder einer unvorhergesehenen Situation verhindert die Erfüllung dieser Leistungen gegenüber den Mitarbeitern. In Bezug auf die Daten der Kontaktperson im Falle eines Unfalls hat sie jederzeit das Recht, die Löschung dieser Daten zu verlangen.
Die Empfänger personenbezogener Daten sind nur in den gesetzlichen Bestimmungen (siehe Informationspflicht gegenüber den Mitarbeitern) oder in internen Vorschriften (z.B. Sozialfondsrichtlinien) festgelegt.
Die personenbezogenen Daten werden maximal 50 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses des TRANSLAND-Mitarbeiters verarbeitet oder, falls zutreffend, kürzer, für Mitarbeiter, die ab dem 01.01.2019 neu eingestellt wurden, 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen. Durch die Übermittlung der Daten anderer Personen an TRANSLAND verpflichtet sich der Mitarbeiter, im Namen von TRANSLAND die Informationspflicht gegenüber diesen Personen gemäß den Bestimmungen auf dieser Website zu erfüllen.
KAPITEL 5
BEWERBER
Die personenbezogenen Daten von Bewerbern werden bei TRANSLAND zu Zwecken der Einstellung verarbeitet:
- Im Rahmen des Bewerbungsprozesses werden die Daten auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO verarbeitet oder zusätzliche Daten, die auf freiwilliger Basis auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO bereitgestellt werden.
- Bei freiwilliger Zustimmung werden die Daten für den Zweck zukünftiger, zum Zeitpunkt der Einreichung der Bewerbungsunterlagen unbekannter Prozesse verarbeitet und basieren auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO – d.h. die Zustimmung muss erteilt werden.
Der Umfang der verarbeiteten personenbezogenen Daten ergibt sich ausschließlich aus gesetzlichen Vorschriften, einschließlich Artikel 22`1 Absatz 1 des Arbeitsgesetzbuches (Gesetzblatt 1974 Nr. 24, Pos. 141 vom 26. Juni 1974 in der geänderten Fassung).
Die Bereitstellung der im genannten gesetzlichen Artikel genannten Daten ist freiwillig, jedoch notwendig, um an der Bewerbung teilzunehmen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO). Die Bereitstellung zusätzlicher Daten auf der Grundlage von Artikel 22`1a des Arbeitsgesetzbuches (Gesetzblatt 1974 Nr. 24, Pos. 141 vom 26. Juni 1974 in der geänderten Fassung) stellt eine vollständig freiwillige Zustimmung zur Verarbeitung dar (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO) und hat keinen Einfluss auf die Möglichkeit der Teilnahme an der Bewerbung (sie wird nicht zur Grundlage einer ungünstigen Behandlung des Bewerbers und begründet nicht die Ablehnung der Einstellung). Die Zustimmung gilt auch für Motivationsschreiben und andere zusätzliche Dokumente, die vom Bewerber eingereicht werden.
Die Empfänger personenbezogener Daten sind nur in den gesetzlichen Bestimmungen festgelegt oder können IT-Unternehmen, Personalberatungsunternehmen (einschließlich der Website pracuj.pl) und Anwaltskanzleien sein.
Die im Abschnitt zur Bewerbung genannten personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Bewerbungsprozesses verarbeitet und werden einen Monat nach Abschluss des Auswahlverfahrens aufbewahrt.
Die auf Grundlage der Zustimmung erhobenen personenbezogenen Daten werden für einen Zeitraum von einem Jahr ab dem Datum des Eingangs des Dokuments mit den Daten oder bis zum Widerruf der Zustimmung verarbeitet. Der Widerruf der Zustimmung hat keinen Einfluss auf die Verarbeitung vor dem Zeitpunkt des Widerrufs.
KAPITEL 6
KUNDEN UND VERTRAGSPARTNER
Die personenbezogenen Daten von Kunden oder Vertragspartnern von TRANSLAND werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Geschäftliche Zusammenarbeit, hauptsächlich im Zusammenhang mit der Durchführung von Transportdienstleistungen oder dem Kauf/Verkauf von Waren und Dienstleistungen im Rahmen des Kaufvertrags oder eines anderen Vertrags, Auftrags oder einer geschäftlichen Handlung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO.
- Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. steuerliche Zwecke, Buchführung, Forderungseinzug, Marktschutz, Überwachung von Finanzströmen, Anti-Korruptionsvorschriften, Zollvorschriften) erfolgt auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO.
- Im Rahmen des Forderungseinzugs und der rechtlichen Unterstützung sowie zu Beweiszwecken im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen, die TRANSLAND zur Erfüllung der Pflichten zur angemessenen Sorgfalt auferlegen, werden die Daten auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeitet.
- Für Direktmarketing eigener Dienstleistungen erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO.
Der Umfang der verarbeiteten personenbezogenen Daten umfasst: Vorname, Nachname, Name des Kunden/Vertragspartners, Adresse, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), einschließlich des Namens und Nachnamens der Kontaktpersonen zur Vertragserfüllung, Angaben zum Produkt oder zur Dienstleistung, Auszug aus dem CEIDG-Register, KRS, VIES, NIP, REGON oder andere, die sich aus gesetzlichen Vorschriften oder internen Vorschriften ergeben, z. B. Qualifikationsnachweise des Vertragspartners oder seiner Mitarbeiter, Referenzen sowie wirtschaftliche und finanzielle Daten im Zusammenhang mit bestehender oder geplanter geschäftlicher Zusammenarbeit usw.
Die Daten werden aus verschiedenen öffentlich zugänglichen Quellen gewonnen, einschließlich Transportbörsen oder direkt von den Dateninhabern.
Die Empfänger personenbezogener Daten sind in den gesetzlichen Bestimmungen festgelegt, einschließlich Zollbehörden, und können auch Unternehmen sein, die Informationstechnologiesysteme, Beratungsunternehmen, Rechtsberatung, Banken, Versicherungsunternehmen, Inkassounternehmen, Marketingunternehmen, Unternehmen, die Hilfsprodukte oder -dienstleistungen bereitstellen, einschließlich ausländischer Transport-, Logistik- und Speditionsunternehmen, WhatsApp Ireland Limited, Microsoft (Europa).
Die Daten können außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übertragen werden, in dem kein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt wurde. In diesem Fall wird eine Analyse gemäß der DSGVO durchgeführt, und angemessene vertragliche Maßnahmen gemäß Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO oder Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO werden festgelegt.
Die Angabe von Daten zur Geschäftszusammenarbeit ist erforderlich, um den Kaufvertrag oder einen anderen Vertrag durchzuführen, und das Nichtangeben von Daten hindert die Vertragserfüllung, die Rechnungsstellung oder die Durchsetzung von Ansprüchen.
Die personenbezogenen Daten werden für maximal 10 Jahre ab dem Ende des Wirtschaftsjahres verarbeitet, jedoch nicht weniger als 6 Jahre nach dem letzten wirtschaftlichen Ereignis, das durch eine Rechnung bestätigt wurde oder nach Beendigung des Vertrags.
KAPITEL 7
PERSONEN, DIE AN DER VERTRAGSDURCHFÜHRUNG TEILNEHMEN
Die personenbezogenen Daten von Personen, die an der Vertragserfüllung beteiligt sind und von der anderen Vertragspartei erhalten wurden, werden zu Zwecken im Zusammenhang mit dem Abschluss und der Durchführung des geschlossenen Vertrags verarbeitet und die Daten werden gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO verarbeitet. Die Daten können auch auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeitet werden, wenn ein berechtigtes Interesse besteht, einschließlich möglicher Forderungs- oder Inkassoverfahren.
Der Umfang der Daten ergibt sich aus der Rolle, die während der Vertragserfüllung ausgeübt wird, und es handelt sich um Daten der Kategorie “gewöhnliche Daten”: Vorname, Nachname, Identitätsbestätigung, Kontaktdaten und gegebenenfalls berufliche Qualifikationen. Die Daten der Mitarbeiter der anderen Vertragspartei, die den Vertrag erfüllen, erhält TRANSLAND von den Vertretern der anderen Vertragspartei.
Im Falle der Durchführung von Anti-Korruptionsvorschriften, einschließlich solcher im Zusammenhang mit Whistleblowern, sowie anderer branchenspezifischer gesetzlicher Bestimmungen werden personenbezogene Daten gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO verarbeitet.
Die Bereitstellung personenbezogener Daten von Personen, die den Vertrag unterzeichnen und erfüllen, ist eine Voraussetzung für den Vertragsabschluss und eine gesetzliche Verpflichtung zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten sowie eine Voraussetzung für die ordnungsgemäße Vertragserfüllung. Das Unterlassen der Bereitstellung personenbezogener Daten hindert den Vertragsabschluss oder die ordnungsgemäße Vertragserfüllung.
Eine mögliche Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) kann nur aus der Erfüllung eines bestimmten Vertrags außerhalb des EWR resultieren, wobei die andere Vertragspartei darüber informiert ist. Andernfalls werden die Daten nicht außerhalb des EWR übertragen.
Die Empfänger der oben genannten personenbezogenen Daten und die Dauer ihrer Verarbeitung sind im Kapitel 6 festgelegt.
KAPITEL 8
LIEFERANTEN UND WARENEMPFÄNGER – FAHRER VON AUSLÄNDISCHEN UNTERNEHMEN UND ANGESTELLTE, DIE BEI TRANSLAND ALS FAHRER BESCHÄFTIGT SIND
Die personenbezogenen Daten von Personen, die berechtigt sind, Waren zu liefern oder abzuholen, werden gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO zu Zwecken verarbeitet, die sich aus den legitimen Anforderungen von TRANSLAND ergeben, wie die Sicherstellung der Übergabe von Waren an autorisierte Personen oder die Abholung von Waren von autorisierten Personen, die Festlegung von Transportdetails und die Abwicklung von Angelegenheiten im Notfall während der Erbringung von Transportdienstleistungen.
Die personenbezogenen Daten von bevollmächtigten Personen, den Mitarbeitern ausländischer Transportunternehmen, werden von den Kunden von TRANSLAND oder von Speditions- oder Logistikunternehmen oder von Internetportalen hauptsächlich von Transportbörsen erworben, und es handelt sich um personenbezogene Daten der gewöhnlichen Kategorie (Vorname, Nachname, Telefonkontakt oder anderer Kontakttyp, Fahrzeugkennzeichen, Ausweisdokumentnummer des Fahrers). Im Falle von ausländischen Staatsangehörigen kann der Umfang der Daten je nach den Anforderungen des Lieferanten oder Warenempfängers umfangreicher sein.
Es wird angenommen, dass die Daten von Personen, die an Transportdienstleistungen beteiligt sind und von einem anderen Unternehmen stammen, dienstliche Daten sind. Wenn es sich um private Daten handelt und diese an einen anderen Empfänger weitergegeben werden sollen, muss die Zustimmung des Dateninhabers vorliegen. TRANSLAND hat keine Möglichkeit, diese Tatsache auf der Transportbörse oder auf der Grundlage einer erhaltenen E-Mail für einen bestimmten Auftrag zu überprüfen.
Eine mögliche Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) kann nur aus der Erfüllung eines bestimmten Vertrags außerhalb des EWR resultieren, wobei die andere Vertragspartei darüber informiert ist und die geltenden gesetzlichen Bestimmungen im internationalen Verkehr kennt und sich mit der Arbeit als Fahrer außerhalb des EWR einverstanden erklärt, indem sie einen Arbeitsvertrag oder einen Vertrag mit den Aufgaben eines Fahrers, der außerhalb des EWR arbeitet, abschließt.
Die Grundsätze zur Verarbeitung personenbezogener Daten von Fahrern von ausländischen Unternehmen sind auch in Kapitel 7 beschrieben.
Für angestellte Fahrer von TRANSLAND gelten die gleichen Grundsätze wie in Bezug auf die Quelle der Datenerhebung, nämlich die Personaldaten (siehe Kapitel 2).
Die personenbezogenen Daten der festangestellten Fahrer werden zusätzlich außerhalb des EWR im Zusammenhang mit Dienstreisen und Übernachtungen über bekannte und geprüfte Internetportale übermittelt, hauptsächlich booking.com.
Die personenbezogenen Daten der festangestellten Fahrer werden immer an die zuständigen Behörden im In- oder Ausland weitergegeben, auch außerhalb des EWR, wenn sich ein Unfall oder eine Verletzung der Gesetze durch den Fahrer ergibt oder wenn TRANSLAND ein Bußgeld mit der Aufforderung erhält, den Fahrer, seine Adresse und andere gesetzlich vorgeschriebene Informationen anzugeben. Dies basiert auf den geltenden nationalen oder internationalen gesetzlichen Bestimmungen, und die Übermittlung von Daten in einer solchen Situation fällt unter den Begriff “Verarbeitung auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO” und erfordert keine Zustimmung. Wenn TRANSLAND ein Bußgeld erhält, wird es sich zunächst an den Fahrer wenden, um die Situation zu bestätigen. Wenn der Fahrer die Situation bestätigt oder TRANSLAND sich sicher ist, dass der Fahrer das Fahrzeug tatsächlich geführt hat, und andere erforderliche Informationen erhält, werden die Daten den Behörden übermittelt, die diese Informationen angefordert haben.
Die Empfänger der oben genannten personenbezogenen Daten und die Dauer ihrer Verarbeitung sind in den vorherigen Kapiteln festgelegt.
KAPITEL 9
MARKETING
Die personenbezogenen Daten von Kunden oder Vertragspartnern von TRANSLAND werden auch gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO verarbeitet, um ständigen Kontakt zum Kunden zu halten, dem Kunden Marketingdienstleistungen zu bieten oder dem Kunden bestellte Geschäftsinformationen zur Verfügung zu stellen. In diesem Fall muss die Zustimmung des Kunden oder Vertragspartners eingeholt werden, die jederzeit widerrufen werden kann. Das Fehlen dieser Zustimmung verhindert Kontakte zu Marketingzwecken durch TRANSLAND, die über das Marketing der eigenen Dienstleistungen hinausgehen. Im Falle von Direktmarketing werden die Daten von Kunden oder Vertragspartnern gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeitet, und der Kunde kann Widerspruch gegen die Verarbeitung seiner Daten erheben.
Die Empfänger der personenbezogenen Daten von Kunden oder Vertragspartnern von TRANSLAND können IT-Dienstleister, Marketingdienstleister, Kurierdienste usw. sein. Die Daten werden bis zu 10 Jahre nach dem letzten Kontakt oder bis zur Widerrufung der Zustimmung oder zur Einlegung eines Widerspruchs verarbeitet. Der Widerruf der Zustimmung oder die Einlegung eines Widerspruchs haben keine Auswirkungen auf die Verarbeitung der Daten vor dem Zeitpunkt des Widerrufs der Zustimmung oder der Einlegung eines Widerspruchs.
KAPITEL 10
E-MAIL UND TELEKOMMUNIKATIONSKONTAKT
Personenbezogene Daten werden auch von TRANSLAND gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO für den Zweck der Kontaktaufnahme im Rahmen des berechtigten Interesses des Verantwortlichen verarbeitet.
Im Falle von E-Mails werden E-Mail-Adressen, der Name oder die Bezeichnung des Absenders/Adressaten sowie der Inhalt der Nachricht verarbeitet, der personenbezogene Daten enthalten kann.
Im Falle von dienstlichen Telefonen werden der Name oder die Bezeichnung sowie die Telefonnummer und der Inhalt von Textnachrichten verarbeitet.
Die Bereitstellung von Daten ergibt sich aus der Notwendigkeit einer schnellen Kontaktaufnahme, und das Nichtangeben von Daten beschränkt den Kontakt auf herkömmliche Mittel wie Post oder Kurier.
Die personenbezogenen Daten wurden aus verschiedenen Quellen bezogen, darunter:
– direkt von Ihnen, was wir als Einwilligung durch konkrete Aktivitäten oder die Unterzeichnung einer Einwilligung zur elektronischen Kommunikation betrachten
– von öffentlichen Websites, von Arbeitgebern und von anderen mit TRANSLAND zusammenarbeitenden Organisationen (Kategorien: gewöhnliche Daten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Name oder Bezeichnung, Adresse)
Die genannten Daten werden ohne Zustimmung der betroffenen Person nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, die Weitergabe ist erforderlich, um im berechtigten Interesse des Verantwortlichen und des Dateninhabers eine Angelegenheit zu klären. Es wird angenommen, dass die Daten von Personen, die an Transportdienstleistungen teilnehmen, soweit sie von einem anderen Unternehmen oder z. B. von einer Transportbörse bezogen werden, dienstliche Daten sind. Wenn es sich um private Daten handelt, wurde die Weitergabe der Daten durch den Dateninhaber genehmigt. TRANSLAND hat keine Möglichkeit, diese Tatsache auf einer Transportbörse oder aufgrund einer erhaltenen E-Mail zu überprüfen.
Im Bereich der technischen Betreuung der Korrespondenz werden die Daten an die Polnische Post, Kurierdienste, Hostingdienstleister und Telekommunikationsbetreiber weitergegeben.
Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit E-Mails werden an andere Empfänger auf der Grundlage des Weiterleitens von E-Mails zu bestimmten besprochenen Themen an eine größere Gruppe von Personen und an Hostingdienstleister weitergegeben.
Die genannten Daten werden verarbeitet, bis ein Anspruch auf Löschung der E-Mail-Adresse oder der Telefonnummer geltend gemacht wird, jedoch nicht länger als 10 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem 10 Jahre seit dem letzten Kontakt verstrichen sind.
KAPITEL 11
TÄGLICHE GESCHÄFTSFÜHRUNG
Personenbezogene Daten werden auch in TRANSLAND für Zwecke im Zusammenhang mit der täglichen Geschäftsführung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeitet. Dazu gehören Adressbücher, Verzeichnisse, Postbücher usw.
Der Umfang der verarbeiteten personenbezogenen Daten ergibt sich aus den aktuellen Bedürfnissen des Verantwortlichen oder den internen Vorschriften. Die Bereitstellung von Daten ist für die Durchführung der Geschäftszusammenarbeit notwendig, und das Nichtangeben von Daten würde die Durchführung bestimmter Geschäftsvorgänge erschweren.
Die Empfänger personenbezogener Daten sind in den internen Verfahren festgelegt und umfassen auch Unternehmen, die Informationssysteme betreiben.
Personenbezogene Daten werden für 10 Jahre ab dem Zeitpunkt des letzten Kontakts oder des letzten Eintrags verarbeitet.
KAPITEL 12
VIDEOÜBERWACHUNG
Der Zweck der Erfassung personenbezogener Daten durch Videoüberwachung ist:
- Gewährleistung der Sicherheit der Mitarbeiter
- Schutz des Eigentums
was ein rechtlich gerechtfertigtes Interesse des Administrators darstellt, und personenbezogene Daten werden gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) der DSGVO verarbeitet.
Die Aufnahme einer Tätigkeit bei TRANSLAND oder das Betreten des Geländes von TRANSLAND entspricht der Verarbeitung personenbezogener Daten in visueller Form. Es werden nur visuelle Bilder ohne Ton gesammelt.
Die Daten werden Dritten nicht übermittelt, mit Ausnahme externer IT-Unterstützung/Wartungsunternehmen oder Personen, die ausschließlich an Ereignissen teilnehmen, die im Zusammenhang mit dem Zweck der Videoüberwachung gemäß den Bestimmungen zur Videoüberwachung beschrieben sind, sofern diese Personen dies zu Beweiszwecken beantragen und eine angemessene Begründung vorliegt.
Des Weiteren können Empfänger Strafverfolgungsbehörden und Gerichte sein, sowie im Zusammenhang damit Rechtsanwaltskanzleien oder Beratungsunternehmen.
Personenbezogene Daten werden gemäß den technologischen Möglichkeiten des Videoüberwachungssystems verarbeitet, jedoch nicht länger als 90 Tage. Im Falle eines Sicherheitsvorfalls werden sie jedoch bis zu seiner Klärung verarbeitet.
Weitere Informationen zur Funktionsweise der Videoüberwachung finden sich in den Videoüberwachungsbestimmungen, die am Firmensitz und auf der Website HTTPS://www.translandtsl.com verfügbar sind, und sind auch ein Anhang zu den Arbeitsvorschriften.